【名刺作成の豆知識】第4弾のテーマは、名刺交換のやり方についてです。
日本ではビジネスシーンの場で初対面の人に会った際に、商談や会議を始める前に名刺交換を行う慣習があります。名刺交換はビジネスマンとしての第一印象を左右する重要な場面なので、基本的なマナーを知って正しい作法を身に着けておくことが大切です。
しかし、名刺交換の基本的なルールを知らずに、見よう見まねで行っているという方も少なくないでしょう。そこで今回の記事では、名刺交換の基本的なマナーや名刺交換で避けたいNG行動などを詳しく解説します。
ビジネスマナーの一環として名刺交換の正しい知識を身に付けたい方は、ぜひご一読ください。
この記事は、次のような方におすすめです。
・ビジネスシーンでの名刺交換のやり方を知りたい方
・名刺交換の流れやNG行為を知りたい方
前回の記事では、名刺の印刷方法について解説しました。今回の記事では、名刺交換のやり方について詳しく解説していきます。
名刺交換の前に知っておきたいこと
社会人一年目ですが、今度クライアントのオフィスを訪問する予定です。名刺交換の正しい手順が知りたいです。
ビジネスシーンに欠かせない名刺交換ですが、名刺を渡す順番や、名刺の差し出し方、名刺の受け取り方など、名刺交換には正しい手順やマナーがあります。
新人のビジネスマンの中には、先輩社員のやり方を真似して、なんとなく行っているという方も多いのではないでしょうか？社会人としての印象を左右する大切なことなので、正しいやり方を覚えておきたいですよね。
名刺交換の基本的な手順について、改めて解説します。
名刺交換の前に準備すること
名刺交換の準備として、まずは名刺を常にきれいに持ち運びできるように名刺入れを用意しましょう。ビジネスシーンで使う名刺入れは、ビジネススーツに似合うベーシックカラーの本革のものがおすすめです。名刺入れに入れる名刺の枚数は、名刺交換を想定している人数よりも多めに入れておきましょう。
名刺交換のタイミング
名刺交換は初対面の相手と顔を合わせた後、初対面の挨拶を交わして自己紹介をする時に行います。商談や会議が始まる前にスムーズに名刺交換を済ませられるよう、名刺入れは予めかばんの中から出して、上着の内ポケットやカバンの取り出しやすい外ポケットに入れるなど、取り出しやすいように準備しておきましょう。
名刺を交換する順番
名刺交換をする順番は基本的には訪問した側から、または立場が下の人から先に名刺を渡すのがマナーとされています。複数人で名刺交換をする場合は、役職が上の人から順番に名刺を渡します。
ただし、本来なら先に渡すべき人が戸惑っていたり、名刺を取り出す気配がなかったりする場合は、自分から名刺を取り出すなど臨機応変に対応することも大切です。
名刺の渡し方と受け取り方
実際に名刺を受け渡しする時のマナーを教えてください。
名刺交換の受け渡しで心得ておくべき点は、以下の3点です。
・名刺交換は基本的に立って行う
・相手の正面に回って行う
・必ず自己紹介をする
・丁寧さな所作を心がける
具体的な渡し方と受け取り方の方法を説明します。
名刺の渡し方
名刺交換は、基本的に立った状態で行うのがマナーです。
会議室などでテーブルなどが間にある場合でも、必ず立ち上がり、相手の近くに移動して、正面で向き合った状態で渡します。名刺は片手で持ち、片手を添えるようにして名刺を差し出します。
名刺は、相手が読みやすい向きにして持ちましょう。
差し出すタイミングで、社名、部署、氏名を伝え、お辞儀をします。
また、相手も名刺を差し出している場合、相手の立場が上の場合は相手の名刺よりも自分の名刺を低い位置に差し出すのがマナーです。
名刺の受け取り方
相手から受け取った名刺は、丁寧に扱うことが大切です。
名刺交換後、会議や商談などでテーブルがある場合は、テーブルの上に名刺入れを置き、受け取った名刺を置きましょう。
相手が複数いる場合では、着席順に受け取った名刺を並べておくと、相手の名前を確認しながら話がしやすくなります。
名刺をいただいたら、目で相手の名前や肩書を確認し覚えるようにしましょう。
また、本題に入る前のアイスブレークとして、「素敵なデザインの名刺ですね」「色づかいがおしゃれですね」など、名刺について感想を伝えると、場がなごむことがあります。
名刺をしまうタイミング
名刺をしまうタイミングは、基本的には商談や打ち合わせが終了した時です。
ただし休憩を挟んだりランチが出されたりなど長時間続く会議の場合は、いつまでも相手の名刺を出しっぱなしにしていては逆に失礼です。
休憩に入る時やランチが出されるタイミングで、丁寧に名刺入れにしまいましょう。
名刺交換で避けたいNG行為
名刺交換で絶対にやってはいけないNG行動はありますか？
名刺交換の基本的なマナーを紹介しましたが、知らず知らずのうちにマナー違反をおこしていたり、不測の事態が起きたりする場合があります。ここでは、名刺交換の際に起こりがちなトラブルと、その場合の対処法について解説します。
NG行動① 名刺を忘れてしまう・切らしてしまう
会議や商談が続いて手持ちの名刺が足りなくなってしまったり、名刺入れをうっかりオフィスに忘れてしまったりということもあるでしょう。
どんな理由にせよ、ビジネスマンにとっては必需品である名刺を持ち合わせていないということは、ビジネスマンとしての素質そのものを疑われかねません。
名刺を切らすことがないよう、普段から名刺入れを確認し、必要になる枚数以上の数を常に持ち歩く習慣を身に付けておきましょう。
そして万が一名刺を忘れてしまったら、「忘れた」という表現は避け、「名刺をあいにく切らしてしまいまして…」と詫びるのがおすすめです。
次回会う際には必ず名刺を用意し、「前回は失礼いたしました」とお詫びを言いながら、改めて名刺をお渡ししましょう。
NG行動② 名刺の上にモノを置く
基本的に受け取った名刺は、会議や商談中は机の上の名刺入れの上に置いておくのがマナーです。
しかし、机が狭かったりラップトップや資料を広げたりするなどした場合でも、名刺の上に文房具や資料が乗ってしまうのは望ましくありません。
机の上がゴチャゴチャしている場合は、一言「お名刺をしまわせていただきます」と声をかけてから、名刺をしまわせてもらいましょう。
NG行動③ 名刺を何度も渡す
外回りの多い営業マンや異業種交流会などでいろいろな人と会う機会が多い人は、以前会ったことがある人を初対面だと思って名刺を渡してしまうことがあるかもしれません。
名刺を一度交換した相手に再び名刺を渡す行為は、相手のことを覚えていないということで、相手の気分を害してしまう可能性が高いです。
ただし、役職・所属部署・会社が変わった場合は例外で、「このたび営業部に異動になりました」などと改めて自己紹介をした上で、新しい名刺をお渡ししましょう。
名刺交換のまとめ
名刺交換のマナーやNG行動について解説しました。普段何気なく名刺交換を行っているという方も、改めて名刺交換のルールや所作を確認しておくと、いざという時に慌てずに落ち着いて行動できるでしょう。
また、名刺はビジネスシーンにおける自分の分身とも言える、大切な自己紹介ツールです。
名刺を常にきれいに携帯するのはもちろん、素敵な名刺を用意することも重要です。
デザインや用紙選びにこだわりを持って作った名刺を携帯していれば、どんな相手に対しても自信を持って名刺交換ができるでしょう。
「博多広告社」では、お客様が自信を持って使える名刺作りをサポートしています。
名刺デザインの作成、用紙選び、印刷方法の選択など、ビジネスチャンスを広げられるような高級感のある名刺作りをお手伝いします。